Главная | Нужно ли сдавать документы ооо в архив при ликвидации

Нужно ли сдавать документы ооо в архив при ликвидации

Удивительно, но факт! Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение.

Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом. Куда передавать архивные документы Схема передачи документов при ликвидации компании выглядит просто.

Если есть компания, являющаяся ее правопреемником, то документы должны быть переданы в ее добрые руки см.

Чем руководствоваться?

Если такой компании нет, то аналогичный порядок применяется в отношении вышестоящей организации, которая по закону получит все ваше бумажное наследство.

К сожалению, о таких центрах знают не многие, да и созданы они лишь в некоторых регионах страны. К примеру, на основании Постановления Правительства Москвы от Если в вашем субъекте такие центры пока не появились что наиболее вероятно , вам придется обратиться в государственный или муниципальный архив.

В отличие от документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые после ликвидации в обязательном порядке должны храниться в госархиве, в хранении документов временного срока хранения государство вам вправе отказать если, например, в архиве на момент обращения не оказалось свободных площадей. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде.

Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона: Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив. Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля г.

Какие документы сдают в архив при ликвидации предприятия

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно абз. Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.

Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в пункте 4.

С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде организация может создать свой собственный архив п.

Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить п.

Решение вопроса

Необходимые рекомендации об особенностях составления заголовков дел, оформления описи и т. После завершения обработки дел сводная опись дел по личному составу предприятия должна быть рассмотрена экспертной комиссией далее - ЭК предприятия, которая создается на основании разработанного предприятием Положения об ЭК и приказа директора предприятия о ее создании.

Результаты рассмотрения оформляются протоколом см. Затем происходит согласование описей с передающей стороной. Что еще следует учесть при садче документов в архив Представим себе, что на момент ликвидации предприятия сроки хранения некоторых документов истекли.

Рекомендуем к прочтению! приговор на покушение на кражу

В этом случае после завершения упорядочения документов по личному составу на них составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их официальному уничтожению проводится в установленном порядке в соответствии с требованиями п. Иными словами, сначала должны быть обработаны дела, составлены, утверждены и согласованы описи дел по личному составу, а только потом можно браться за уничтожение документов.

Удивительно, но факт! Затем оформляются заверительные листы, обложки дел и составляется сводная опись дел по личному составу.

Причем следует помнить, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет являться приложением к нему. Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п.

Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия.

Удивительно, но факт! Естественно, что передача документов ликвидируемой организации в руки ликвидационной комиссии должна быть закреплена соответствующим передаточным актом.

Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать. Архивный работник, подготавливающий дела к передаче, проверяет дела по критериям правильности формирования, оформления, их количества.

Удивительно, но факт! Однако рядовые компании, как правило, не склонны уделять бумажным архивам должного внимания.

Обнаружение отсутствия дела требует составления соответствующей справки. Договор с фондом Собственники компаний, передающие документы на архивное хранение, продолжают оставаться собственниками данной документации. Нарушение правил хранения со стороны работников учреждения, может стать основанием для передачи наиболее важных документов на хранение собственника.

Такая процедура осуществляется исключительно в рамках судопроизводства. Реализовать права, возникающие в процессе хранения, позволяет договор, заключаемый с соответствующим архивным учреждением, относящимся к федеральной структуре архивов. Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава.

В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия. Направить документацию на хранение можно и в частный архив. Для этого также потребуется заключение договора о хранении. Как правило, условия такого договора предусматривают обязанность собственника подготовить документы и уничтожить их по окончанию срока хранения за счет собственных средств.

Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов.

Удивительно, но факт! Сдача документов в архив при ликвидации предполагает составление акта или справки о принятии их архивом.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку утилизацию с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры. Документы передаются в государственные муниципальные архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа. Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного муниципального архива и представителем ликвидируемой организации.

В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.

Зачем это нужно

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим председателем ликвидационной комиссии и руководителем архивного учреждения.

Вместе с документами на хранение в государственный муниципальный архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.

Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный муниципальный архив передается конкурсному управляющему председателю ликвидационной комиссии. Документы, которые создаются в процессе предпринимательства, накапливаются.

Чем регулируется

Даже в том случае, если они уже исполнены и не могут отразиться на дальнейшей деятельности компании, их необходимо хранить. Некоторая документация хранится на протяжении долгого периода времени, а другая краткосрочно.

Среди основных случаев передачи документов компании в архив, можно отметить ее ликвидацию, реорганизацию или отсутствие места для хранения.

Удивительно, но факт! Подробности в материалах Системы:

Законодательством определена обязательность передачи в архив той документации, которая имеется у ликвидируемого предприятия.

Организация процесса архивирования может быть проведена как силами самого ликвидируемого предприятия, так и путем привлечения сторонних компаний. Завершение предпринимательства требует передачи всех документов, имеющих важное юридическое и финансовое значение, в архив, с целью последующего хранения. Так, Закон об ООО обязывает осуществлять сохранность в соответствии с действующими законодательными актами с момента регистрации организации.

В соответствии с данным актом негосударственные организации, которые ликвидируются, должны передавать архивные данные на сохранение в муниципальный или государственный архив. Данная обязанность возлагается на ликвидационную комиссию. К архивным относятся документы, у которых еще не истекли сроки годности временного сохранения на момент ликвидации компании и данные по личному составу.

После сдачи этого вида бумаг, председатель ликвидационной комиссии самостоятельно определяет место пребывания оставшихся документов.



Читайте также:

  • Иск о расторжении брака и взыскания алиментов в твердой денежной сумме
  • Бракоразводный процесс с разделом имущества машины
  • Залог недвижимости и ипотека
  • Сроки возврата банковских гарантий